Modelli 231.
Dai documenti alla pratica.
Il lavoro sul Modello richiede di confrontare documenti e organizzazione effettiva. Organigrammi, deleghe, procedure e controlli già svolti aiutano a individuare ciò che deve essere predisposto, aggiornato o reso applicabile nelle attività quotidiane.
Quando può essere utile un intervento sul Modello
L’ente deve predisporre il Modello
Il lavoro parte dai processi, dalle responsabilità e dai controlli già presenti nell’organizzazione. Attraverso l’esame dei documenti e il confronto con le funzioni interessate, lo studio individua le attività da analizzare e predispone il Modello, il Codice etico e le procedure.
Il Modello esiste, ma l’organizzazione è cambiata
Nuove attività, deleghe o modalità operative possono richiedere una revisione dei documenti. Lo studio confronta il Modello con la struttura e le prassi dell’ente, individua gli aspetti da approfondire e propone gli aggiornamenti, insieme alle attività necessarie per introdurli.
Le procedure devono entrare nel lavoro quotidiano
Le persone coinvolte devono poter comprendere quali passaggi seguire e quali informazioni comunicare. Lo studio supporta la definizione delle istruzioni operative, la formazione dei destinatari e l’organizzazione dei flussi verso l’Organismo di vigilanza, considerando le attività effettivamente svolte.
Predisposizione del Modello
Organigramma, deleghe, procure e procedure esistenti costituiscono il punto di partenza. Il confronto con le funzioni interessate serve a ricostruire chi decide, chi esegue e quali controlli vengono svolti.
L’analisi viene tradotta nella mappatura delle attività, nel Modello e nei documenti collegati. Le procedure specificano responsabilità, passaggi autorizzativi e documentazione da conservare, tenendo conto dell’assetto dell’ente.
Aggiornamento e verifica
Si esaminano il Modello vigente, le modifiche a ruoli e attività, gli esiti dei controlli e le criticità segnalate. Il confronto riguarda anche eventuali differenze fra le procedure scritte e le modalità operative.
Il lavoro individua i documenti da revisionare e le questioni ancora da approfondire. Gli aggiornamenti vengono coordinati con le attività necessarie per introdurli nell’organizzazione.
Attuazione e formazione
Le attività formative prendono in considerazione mansioni, procedure applicabili e situazioni incontrate dai destinatari. Il percorso viene organizzato definendo che cosa spiegare e quali riscontri raccogliere:
- i documenti da rendere disponibili e le istruzioni da chiarire;
- le persone da coinvolgere in relazione a ruoli e attività;
- i materiali, le presenze e i riscontri da conservare.
Supporto all’Organismo di vigilanza
Regolamento, piano delle attività, flussi informativi, verbali e richieste di chiarimento permettono di ricostruire le questioni sottoposte all’Organismo.
Il supporto comprende la revisione dei documenti, l’organizzazione delle informazioni da ricevere e l’approfondimento delle criticità. Vengono precisati contenuti, mittenti e modalità dei flussi, mantenendo riconoscibili le funzioni dell’OdV e quelle degli organi e dei responsabili aziendali.